WICHTIGE HINWEISE ZU 2016 UND DEN GOBD

Mit der Buchhaltung und vor allem dem Finanzamt ist nicht zu spaßen. Da mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ja zukünftig auch noch eine rechtliche Komponente zu eurer Buchhaltung und eurem Programm der Wahl hinzukommt - gehe ich jetzt auf Nummer sicher.

Ich sitze seit Monaten rund um die Uhr an Umsatz 2016 und seinen vielen Neuerungen. Da es kein Twitter App, kein neues OS X und kein Photoshop ist, werde ich kein unfertiges Produkt auf euch loslassen, nur um einen Stichtag einzuhalten. Schließlich muss es auch permanent von meinen Beratern und Prüfern auf Herz und Nieren getestet werden.

Und die kennen noch so etwas, wie acht Stunden Tage, Wochenende, Feiertage und Ferien.

Aus diesem Grund bekommt ihr mit der von mir extra noch mal angepassten und aktualisierten Umsatz 2015 und ⅓ Version die Sicherheit, auch Anfang 2016 erst einmal unbesorgt eure lästige Buchhaltung und Voranmeldung erledigen zu können.

Wer jetzt Umsatz 2015 und ⅓ erwirbt, kann beruhigt auch erst einmal in 2016 damit arbeiten und bekommt - selbstverständlich - die Aktualisierung auf Umsatz 2016 geschenkt.


Umsatz 2015 und ⅓ laden

Umsatz 2015 und ⅓ erwerben


Wie immer, wird es einen Rundbrief geben, wenn Umsatz 2016 fertig ist und natürlich wird euch auch Umsatz selber über die Aktualisierung in Kenntnis setzen.

Bis dahin wünschen der Ollerum und ich euch schöne Feiertage, Geschenke, die ihr tatsächlich mögt, einen guten Rutsch und einen noch viel besseren Start ins neue Jahr.
10 Years of Making Apps

Umsatz. Buchhaltung, Gewinnermittlung, EÜR, Abschreibungen, Kassenbuch, Inventar, Steuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldung für Selbständige und Freiberufler - in einfach (Kurzanleitung)

Hilfe! ne Anleitung

PRO


Umsatz Pro

macOS 10.8 - 10.12
ab 39,-
20 Posten/Abrechnung kostenlos

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MINI


Umsatz Mini

macOS 10.8 - 10.12
ab 19,-
20 Posten/Abrechnung kostenlos

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» Antworten
» Unterschiede
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STANDARD


Umsatz Standard

macOS 10.8 - 10.12
ab 29,-
20 Posten/Abrechnung kostenlos

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» Unterschiede
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anleitung
Ja, ich weiß - es gibt kaum etwas Schlimmeres als Anleitungen. Weil man zu denen in der Regel eine eigene Anleitung benötigt. Deswegen lesen wir alle die praktisch selten bis nie. Ich schmeiß die auch immer als erstes fort und hocke dann vor dem Gerät und fluche. Ich habe schon überlegt, mal zu variieren und die Anleitung aufzuheben und das Gerät direkt in die Tonne zu kloppen.

Im Ernst - die meiste Arbeit beim Klöppeln von Umsatz ist in die 'Einfachheit' geflossen. Und das ist alles andere als einfach. Ziel aller meiner Programme ist es, dass man sie eigentlich komplett ohne Anleitung benutzen kann. Bei so einer Sache wie der Buchhaltung wird das schon schwieriger. Das Problem dürfte nur weniger das Programm sein, als die Buchhaltung an sich.

Drum bin ich für diese neue Version auch einen anderen Weg gegangen. Hier gibt es jetzt nur eine Kurzanleitung mit den wichtigsten Dingen und ich habe ein kleines Büchlein zur Buchhaltung verfasst, in dem ich dann auch auf Umsatz eingehe. Also fast so etwas, wie eine Anleitung zur Anleitung :-)

Und bitte auch immer dran denken:

Ein Anleitung und Hilfe kann zum einen nie den Gesunden Menschenverstand ersetzen und zum anderen bleiben immer Fragen offen. Aus diesem Grund hat man für uns die Email und Twitter erfunden. Sollte ich also an irgend etwas nicht gedacht haben - melden! Einfach melden und fragen. Übrigens gibt es auch direkt eine Anleitung und alle Links zu all diesen Resourcen direkt im Hilfe Menü (wer hätte es gedacht) von Umsatz …


» iBook - Buchhaltung für Selbständige
Erste Schritte
1
Das ist das erste, was du in Umsatz siehst und machen musst.

Der Assistent besteht nur aus ein paar ganz wenigen Schritten. Du musst nur wenige Angaben machen und in jedem Schritt findest du auch noch einmal eine kurze Erklärung.

1. Schritt
Firmenname und Steuernummer angeben.

2. Schritt
Nett wie ich bin habe ich in diesem Fenster eigentlich schon alles ausgefüllt. Aber da es immer Ausnahmen gibt - gerade in unserem Steuersystem - kann es sein, dass du dir vielleicht doch den dritten Steuersatz anpassen musst. Kleinunternehmer und anderweitig befreite geben dies bitte hier direkt an und brauchen sich nie wieder Gedanken um Steuern und Steuersätze zu machen …

3. und 4. Schritt
Konten und Kategorien sind so eine Sache - ich weiß. Kategorien kannst du dir eigentlich anlegen, wie du lustig bist - schließlich hat da jeder ein eigenes System. Und genau dafür sind die auch. Kategorien unterliegen keinerlei allgemeingültigen oder gar gesetzlichen Vorgaben - somit ist es komplett dir überlassen ob und wie du sie nutzt. Ein wenig anders ist es mit den Konten. Vorneweg - nein, du musst die Konten nicht benutzen. Und da es immer ein Aber gibt kommt es jetzt auch gleich: Aber ich kann es nur anraten. Mit eingepflegten Konten ist die Gewinnermittlung und Steuererklärung um ein vielfaches einfacher. Für deinen Steuerberater oder für dich. Ich weiß oft auch nicht zu welchem Konto jetzt ein Posten eindeutig gehört oder eben nicht. Variante 1 ist sich eigene anzulegen. Gruppiert ist es für deinen Steuerberater immer noch einfacher als gänzlich durcheinander. Variante 2 ist die Dinge, die man einordnen kann, auch einzuordnen und dann für für Einnahmen und Ausgeben jeweils ein Konto anzulegen, die man in etwas so betiteln könnte: Lieber Steuerberater, unter diese Konto findest du alles mit genauer Bezeichnung was ich nicht einordnen konnte. Das Laden des Standard-Sets wird also wirklich empfohlen! Du kannst dieses Set in den Einstellungen jederzeit noch weiter anpassen oder ein umfangreicheres Set nachladen …

5. Schritt (nur Umsatz und Umsatz Pro)
Du kannst jedem Posten eine Datei (zum Beispiel die Mail oder die Rechnung als PDF-Date) anhängen. Diese Datei wird automatisch in diesen angegeben Ordner kopiert. Diesen Ordner kannst du natürlich jederzeit noch nachträglich in den Einstellungen angeben und ändern. Du kannst auch jedem angelegtem Jahr und jeder Abrechnung beliebig viele Dateien anhängen. Da unsere Buchhaltungsdaten enorm wichtig sind und schnell mal etwas schief gehen kann - legt Umsatz automatisch bei jedem Start auf Wunsch ein Backup in dem angebenden Ordner an. Dieses Backup (Sicherungskopie aller Daten) ersetzt natürlich keinen eigenen Backup (Notfall) Plan!
Jahr anlegen
2
Jahre sind die Grundlage aller Abrechnungen.

So legst du ein neues Jahr an

· Klicke in der Werkzeugleiste auf 'Neues Jahr'
· Benutze das Menü > Ablage > Jahr > Neues Jahr…

Du kannst (in Umsatz und Umsatz Pro) jedem Jahr eine beliebige Anzahl von Dokumenten anhängen. Diese Dokumente werden automatisch in den in den Einstellungen angegebenen Ordner kopiert …
Abrechnung anlegen
3
Abrechnungen sind die Grundlage für die Voranmeldung und die Jahresberichte. Sinnigerweise sollten die mit dem Voranmeldungszeitraum übereinstimmen - sofern du die Umsatzsteuer abführen musst.

So legst du eine neue Abrechnung an

· Klicke in der Werkzeugleiste auf 'Neue Abrechnung'
· Benutze das Menü > Ablage > Abrechnung > Neue Abrechnung…

Du kannst (in Umsatz und Umsatz Pro) jeder Abrechnung eine beliebige Anzahl von Dokumenten anhängen. Diese Dokumente werden automatisch in den in den Einstellungen angegebenen Ordner kopiert …
Posten anlegen
4

Das Fenster zum Anlegen von Posten ist wohl das Fenster,
welches du am häufigsten sehen wirst.

So legst du einen neuen Posten an

· Klicke in der Werkzeugleiste auf 'Neuer Posten'
· Benutze das Menü > Ablage > Neuer Posten…

Du kannst (in Umsatz und Umsatz Pro) jedem Posten ein Dokument anhängen. Diese Dokumente werden automatisch in den in den Einstellungen angegebenen Ordner kopiert …
Über die Posten
Ein Posten kann sowohl eine Einnahme als auch eine Ausgabe sein. Ein Posten besteht aus mindestens drei Pflichtpunkten. Du musst angeben, ob der Posten eine Einnahme oder eine Ausgabe ist, er muss eine Bezeichnung haben und natürlich die zugehörige Summe.

Bei Summe wird immer der Enbetrag(!) ohne Vorzeichen(!) eingegeben!
> Wenn du auf den kleinen Taschenrechner klickst, öffnet sich deas Rechenhelferlein, das es dir ermöglicht, auch aus Nettobeträgen Posten anzulegen oder zum Beispiel die Telefonrechnung anteilig zu verbuchen.

Posten werden von Umsatz automatisch nach Datum sortiert und in Abrechnungen und Berichten selbstverständlich auch durchnummeriert.
Für die Voranmeldung und die Jahresberichte ist es sehr sinnig Posten aber noch detaillierter auszufüllen.
Kategorien kannst du in den Einstellungen verwalten und diese sind keine Pflicht und dienen der ganz eigenen Ordnung.

Die Zuordnung eines Postens zu einem bestimmten Konto ist auch keine Pflicht - es erleichtert aber dir und deinem Steuerberater die Steuererklärung und vor allem Gewinnermittlung am Jahresende ungemein. Konten werden auch in den Einstellungen verwaltet. Du kannst bestehende Sets aus dem DATEV Kontorahmen 2010 laden oder dir mit Hilfe des Kontobearbeiters auch eigene erstellen. Selbstverständlich kannst du dir auch ganz eigene Konten anlegen oder diese mit deinem Steuerberater abgleichen. Es gibt Steuerberater, die kein DATEV verwenden. Jahresberichte werden also so exportiert, dass jeder Steuerberater - egal welches Programm er denn verwendet ohne Problem mit deinen Daten sofort arbeiten kann. Ich kann es nur anraten Konten zu verwenden. Mit eingepflegten Konten ist die Gewinnermittlung und Steuererklärung um ein vielfaches einfacher. Für deinen Steuerberater oder für dich. Ich weiß oft auch nicht zu welchem Konto jetzt ein Posten eindeutig gehört oder eben nicht. Variante 1 ist sich eigene anzulegen. Gruppiert ist es für deinen Steuerberater immer noch einfacher als gänzlich durcheinander. Variante 2 ist die Dinge, die man einordnen kann, auch einzuordnen und dann für Einnahmen und Ausgeben jeweils ein Konto anzulegen, die man in etwa so betiteln könnte: Lieber Steuerberater, unter diesem Konto findest du alles mit genauer Bezeichnung was ich nicht einordnen konnte. Gegenüber noch besseren Ideen bin ich immer aufgeschlossen - also nur her damit.

Nummer ist für die Rechnungs- oder Auftragsnummer gedacht und unter Beleg kannst du die Belegnummer eintippen.

Sofern du Umsatzsteuerpflichtig bist, musst du bei (fast) jedem Posten auch den passenden Steuerbertrag angeben - bzw. kann es sein, dass du einen Posten unter steuerfreien oder nicht steuerbaren Umsätzen verbuchen musst. Umsatz rechnet automatisch anhand den in den Einstellungen anpassbaren Steuersätzen den Steuerbetrag aus. Für die Voranmeldung und Jahresberichte werden diese selbstverständlich getrennt berechnet und ausgegeben.

Der Kommentar ist nur für die interne Verwendung und ist wie alle anderen Punkte auch durchsuchbar …
Voranmeldung
5
VORAUSSETZUNGEN

Vorneweg: Solltest du Kleinunternehmer sein oder aus welchen Gründen auch immer von der Umsatzsteuer befreit sein - dann kannst du dieses komplette Kapitel direkt überspringen und gleich bei den Jahresberichten weiterlesen …

Um mit einem Klick alle benötigten Zahlen für die Voranmeldung präsentiert zu bekommen musst du vorher bei der Abrechnung folgende Punkte immer beachten:
In den Einstellungen muss mindestens ein valider Steuersatz angegeben sein - momentan sind das die üblichen 19 %.
Sollten noch andere Steuersätze für dich gelten, müssen diese auch in den Einstellungen vorhanden sein.
Beim Anlegen von Posten musst du immer angeben, ob die Umsatzsteuer anwendbar ist und mit welchem Satz.
Je nach Art deiner Tätigkeit kann es sein, dass du auch noch steuerfrei und nicht steuerbare Umsätze zu verbuchen hast. Dies musst du dann auch direkt bei dem jeweiligen Posten angeben.

VORBEREITEN
Wie bei allen anderen Dingen in Umsatz auch - reicht zum Sehen aller für die Voranmeldung benötigten Zahlen ein Klick.

So bereitest du die Voranmeldung vor

· Klicke in der Werkzeugleiste auf 'Voranmeldung'
· Benutze das Menü > Ablage > Voranmeldung vorbereiten/verwalten

In aller Regel willst du vermutlich die Zahlen für die gerade aktive Abrechnung sehen - du kannst aber auch in diesem Fenster jederzeit einen anderen Zeitraum auswählen.
Alle roten Zahlen sind die für die Voranmeldung benötigten.

Diese können zum einen von der Art deiner Tätigkeit, als auch von der jeweiligen Abrechnung abhängig sein. So kann es sein, dass du nur drei Zahlen benötigst: Steuerpflichtige Umsätze zu 19 %, Abziehbare Vorsteuerbeträge und Vorauszahlung/Überschuss.

Sofern du in den Einstellungen die Einblendung von Hilfen nicht abgestellt hast - siehst du direkt auch in welches Feld die Zahlen kommen. Diese Zahlen können direkt so übernommen und müssen nicht erst noch in netto/brutto umgerechnet werden.


EXPORTIEREN UND DRUCKEN

Du kannst jederzeit eine Abrechnung ausdrucken oder exportieren.

So druckst du eine Abrechnung aus

· Wenn Assistent sichtbar - einfach auf 'Abrechnung ausdrucken' klicken
· Wenn Voranmeldungsfenster eingeblendet - einfach auf 'Drucken…' klicken
· Benutze das Menü > Ablage > Drucken…

So exportierst du eine Abrechnung

· Voranmeldungsfenster öffnen (siehe oben)
· Wähle Format aus
· Klicke auf 'Exportieren…'

Wenn du deinem Steuerberater eine Abrechnung geben möchtest - dann solltest du das CSV-Format wählen. Eine CSV-Datei kann er garantiert in seinem Programm öffnen. Manche Steuerberater sind allerdings auch richtig froh, wenn sie eine XML-Datei bekommen. Zur Sicherheit solltest du ihnen immer noch eine PDF-Datei dazu legen - dann kann gar nichts mehr schief gehen …

Jahresberichte
6
GEDULD

Solltest du einen ganz neuen Mac mit einem ganz neuen OS X besitzen - dann kannst du folgenden Hinweis getrost ignorieren. Solltest du allerdings noch einen älteren Rechner benutzen - dann sind die folgenden Zeilen für dich bestimmt …

Bitte beachte, dass das Erstellen von Berichten je nach Alter deines Macs und Umfang deiner Abrechnungen eine Weile dauern kann. Es mag für dich so aussehen als ob nichts passieren würde oder gar, als ob dein Mac sich aufgehängt hätte - aber dem ist nicht so. Es ist alles in Ordnung. Dein Mac hat halt einfach eine Menge zu tun.


TYP AUSWÄHLEN

So öffnest du das Fenster mit den Berichten

· Klicke in der Werkzeugleiste auf 'Berichte'
· Benutze das Menü > Ablage > Jahr > Neues Jahr…

So wählst du den gewünschten Typ aus

· Klicke einfach auf den entsprechenden Typen


VORSCHAU UND DRUCKEN

So druckst du einen Bericht

· Klicke im Berichtefenster auf 'Drucken…'
Wie oben schon erwähnt hat dein Mac jetzt eine Menge zu tun - aber wie meine Oma schon immer sagte: Geduld ist eine Tugend der Weisheit.

So exportierst du einen Bericht

· Berichtefenster öffnen (siehe oben)
· Wähle Format aus
· Klicke auf 'Exportieren…'

Auch beim Exportieren gilt es unter Umständen etwas Geduld zu haben.

Wenn du einen Bericht deinem Steuerberater geben möchtest - dann solltest du das CSV-Format wählen. Eine CSV-Datei kann er garantiert in seinem Programm öffnen. Manche Steuerberater sind allerdings auch richtig froh, wenn sie eine XML-Datei bekommen. Zur Sicherheit solltest du ihnen immer noch eine PDF-Datei dazu legen - dann kann gar nichts mehr schief gehen.

Details zu den Berichten findest du jederzeit in der Direkthilfe im Fenster. Dazu musst du einfach nur auf den (ehemals) lila 'Hilfe-Knopf' drücken …
7
GRUNDSÄTZLICHES

So wie jeder von uns die Buchhaltung anders angeht und erledigt - so arbeitet jeder Steuerberater anders und mit unterschiedlichen Programmen. Mit Umsatz kannst du deine Abrechnungen und Berichte so ausdrucken und vor allem exportieren, dass dein Steuerberater garantiert etwas mit ihnen anfangen kann. Sinnig ist es auch vorher mit ihm abzuklären, was er denn genau benötigt und vor allem wie. Und auch, wenn er vielleicht nicht deine Art der Konten oder Kategorien verwendet - er kann um so effizienter arbeiten, je geordneter deine Posten sind …

Wenn du einen Abrechnung oder einen Bericht für deinen Steuerberater exportierst - so nimm immer ein offenes Format. Eine CSV-Datei kann jeder Steuerberater öffnen und direkt weiter verwenden. Manche Steuerberater sind auch richtig froh, wenn sie eine XML-Datei bekommen. Wenn du eine PDF Datei mit dazu legst oder einen Ausdruck, dann kann dein Steuerberater auch immer direkt bei etwaigen Unsicherheiten nachschauen …


STEUERBERATER BEGLÜCKEN

Hinweis: Dies ist auf Grund Apples Zwang zum Sandboxen in der kleinen App Store Version nicht vorhanden/möglich.

Vorneweg: Mir stand und steht bei der Erschaffung und Verbesserung von Umsatz eine Steuerberaterin zur Seite. Wenn ich also hier und im Programm die ganze Zeit von Steuerberater rede, dann meine ich automatisch auch alle Frauen, die diesen Beruf ausüben - SteuerberaterIn sieht in Dialogen einfach nur so richtig blöd aus. Du darfst also auch mit nur einem Klick deine Steuerberaterin beglücken - ob das jetzt allerdings politisch korrekter ist, lasse ich jetzt mal lieber offen …

Damit du am Jahresende nicht mühselig jeden Bericht einzeln auswählen und erstellen musst - kannst du mit Umsatz mit nur einem Klick ( wie sonst :-)) alle benötigten Berichte auf einmal erstellen.

So erstellst du alle Berichte auf einmal

· Wenn Assistent sichtbar - einfach auf 'Steuerberater beglücken' klicken
· Benutze das Menü > Ablage > Steuerberater beglücken…


GEDULD

Selbst wenn du einen ganz neuen und schnellen Mac dein eigen nennen kannst - jetzt brauchst auch du ein wenig Geduld. Das Erstellen und Exportieren aller Berichte auf einmal dauert einfach und quält deinen Rechenknecht ein wenig. Auch hier gilt - selbst wenn es für dich so aussehen mag als ob nichts passiere oder gar, als ob dein Mac sich aufgehängt hätte - es ist alles in Ordnung. Jetzt wäre der richtige Zeitpunkt, sich einen Kaffee zu machen oder mit der Katze zu spielen …

Sobald Umsatz mit allem fertig ist wirst du freundlich darüber informiert und gefragt, was du nun mit den Dateien machen möchtest …
Mehrere Benutzer (nur Umsatz Pro)
Umsatz Pro unterstützt die Verwaltung von mehreren Benutzern (Firmen).

Ab Version 2014 sind alle Benutzer unter einer einzigen Datenbank zusammengefasst und können auch im laufenden Betrieb gewechselt und angelegt werden. Jeder Benutzer verwendet eigene Konten und Kategorien. Benutzer können auch einzeln über das 'Ablage Menü' ex- und importiert werden.

Natürlich musst du für jeden Benutzer eigene Steuer- und ggbf. DATEV Nummern angeben.



So richtest du die Verwaltung von mehreren Benutzern ein

· Öffne die Einstellungen
· Wähle den 'Benutzer' Tab aus
· Füge nach Bedarf weitere Benutzer hinzu
NAS/Dropbox (nur Umsatz Pro)
Die Benutzung eines eigenen Speicherortes (zum Beispiel die Dropbox oder ein NAS wie die Time Capsule) geschieht auf eigene Gefahr. Du bist für deine Daten verantwortlich. Sorge bitte dafür, dass dieser Speicherort immer erreichbar (gemounted) ist und du die nötigen Zugriffsrechte besitzt.

Außerdem ist es keine gute Idee, mit mehreren Benutzern gleichzeitig auf ein und die selbe Datenbank zuzugreifen. Das kann auf Dauer nur schief gehen. Bitte aktiviere zu deiner eigenen Sicherheit auch die automatisierten Backups und verwende die Time Machine.

Erwarte kein Mitleid von mir, wenn du dir deine Daten zerschießt und nicht einmal Sicherungen angelegt hast. Sorry - aber ich muss das so formulieren. Es gibt leider genügend Unverbesserliche …



So gibst du einen eigenen Speicherort für die Datenbank an

· Öffne die Einstellungen
· Wähle den 'Daten' Tab aus
· Aktiviere 'Eigenen Speicherort für Datenbank angeben'
· Wähle den Pfad zu dem Speicherort aus
Alles anderen Funktionen
Erklärungen und Tips und Tricks zu allen anderen Funktionen und Möglichkeiten findest du im iBook in Kapitel 17; natürlich mit Bildern.

Dieses iBook ist direkt in Umsatz eingebaut! Mit nur einem Klick öffnest du es direkt aus Umsatz heraus. Dafür benötigst du Mac OS 10.9. Andernfalls öffnet sich der Browser.


» iBook - Buchhaltung für Selbständige